日本商業書信有別於口語表達，有其特有的表達方式和禮儀。對於初次進入日商職場的外國人而言可說是一門巨大的關卡，這次將和各位分享容易犯錯的NG範例以及有哪些實用的語句和寫法，幫助各位在撰寫商業書信的過程中也能更加得心應手！
【~本篇文章包含~】
・寄送郵件前，首先注意以下2項重要規則！
・教你如何寫出正確的信件標題
・那些必收入口袋的問候語句！
・撰寫本文時的3大要點(含信件範例)
#寄送郵件前，首先注意以下2項重要規則
①請務必記得填寫標題！
沒有寫任何標題除了收信者無法第一時間得知寄件者及要傳達的項目，
不僅是非常失禮的行為，也有很高的機率被當成垃圾信件處理，屬於最基本中的基本！
②不同主旨的信件，分開寄送尤佳！
若同時需要討論多項活動或案件時，建議可以分開信件寄送。
舉例而言，本月需和客戶共同舉辦2場展覽活動，但2場活動各自都有不少細項需討論時，可以分成「A活動」和「B活動」兩封信件寄送，各自信件內容只包含該場活動欲商討的事項，如此一來也能清楚區分開需確認的事項，減少後續溝通不完整的情況。
#教你如何寫出正確的信件標題！
相信大部分的公司職員，信箱內每天都會有數十封、甚至上百封的信件席捲而來。
所以，你的信件能否在眾多信件汪洋中成功讓對方注意並打開郵件，就取決於標題啦！
以下是撰寫信件時的重點訣竅，把握以下要點必定可以讓你的信件功力大大提升！
★清楚標明日期及時間、儘量簡明並具體地描述★
如果有明確的事件日期或時間，建議在標題時即標註清楚。
此外，盡力避免使用「〜について」或「〜の件」，改為「〜のご連絡」、「〜のご相談」、「〜の見積もり依頼」等等，讓收信者同時能從標題判斷出是單純的通知或是需要回覆的信件，更有效率了解信件的目的。
以下列舉3個例子作為參考：
❌NG 例→展示会に関して
✅正確例→国際ファッション雑貨展示会(8/1)に関してのご連絡
為何前項NG呢？：因為無法得知是什麼樣的展覽活動和活動時間，收信者仍會抱著一絲問號。
而修正後的標題，一眼就能看出活動的事由和時間，清楚明確！
❌NG 例→訪問日について
✅正確例→ 7月22日の訪問日変更のご相談
為何前項NG呢？：無法立即得知想要訪問的時間點，因此明確註明時間，會更方便讓收信者確認！
❌NG 例→見積もりについて
✅正確例→【期日：7/30まで】見積書送付のお願い
為何前項NG呢？：若要件本身有答覆期限或繳交期限的話，建議可以註記在標題中，收信者瀏覽到日期後也會意識需要盡速確認信件。
※訣竅：想強調截止日期時，使用【】效果也很好◎！
#那些必收入口袋的問候語句！
開頭的問候語（對公司以外的人）
▶︎いつもお世話になっております。（承蒙您的照顧）
→這是在商業書信境中最常使用的問候語，不論是寄件方或回信方都可以使用！
▶︎大変ご無沙汰しております。〇〇の件では大変お世話になりました。
→簡而言之，就是"好久不見" 的謙讓語，適用於有一段時間沒有聯繫或合作的狀態！
後面再加上前一次的活動受到對方關照，適時表達對對方的感謝，對於收件者而言也會更感到體貼及細心。（同時讓對方知道你還記得上次合作的事項，是非常加分的！）
▶︎度々のご連絡失礼いたします。
→通常使用於短時間內多次聯絡同一對象的情境。
開頭的打呼語（公司內）
▶︎お疲れ様です。
→想必也有人聽過「ご苦労様」這樣的說法，但通常會使用於上對下的情境，因此不適合對上司或同事使用。
▶︎おはようございます。
→在早晨時間或上班後第一封郵件時，可以用「おはようございます」作為問候。
※需根據不同的時段，使用不同的問候語！
結尾的問候語
▶︎引き続きよろしくお願いいたします。
▶︎今後ともよろしくお願いいたします。
→今後也請多多指教，以上是在結尾問候中非常普遍的用法！
▶︎ご確認のほどよろしくお願いいたします。
→若本次信件中，有需要對方協助確認並回覆的要件時，經常會使用的句型。
最後的問候語也用於強調「請協助確認」的意涵！
▶︎ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
→傳達如果有任何問題可以聯絡我們，讓收件者有種「有不懂的事項可以隨時聯絡」的安心感。
#撰寫本文時的3大要點！
寫完標題後，接下來就來到信件最重要的「本文」，也就是詳細告知要傳達事項的精華。
考慮到日式商業書信中，本身就會包含不少重點項目外的問候語句，所以整份信件內容會變得冗長也是難以避免的。如此一來，要如何撰寫才能讓收信者更加清楚明瞭呢？
以下整理了3項清楚撰寫本文的技巧：
①先寫結論！也就是簡單概括本次要傳達事項的重點。
→寫完結論後，再寫詳細委託或告知的內容，也能讓對方一開始在閱讀信件時就了解重點內容是什麼，提升信件往來的效率！
②善用條列式！不僅乾淨也好理解！
→在寄信時也需要站在對方的角度設想，如何傳達可以既簡潔也能讓對方馬上進入狀況，是值得多加琢磨的地方！因此善用條列或列點的方式，都是讓收信者可以快速掌握各個細項，版面上不僅簡潔明確，也能避免收信者閱讀起來感到吃力。
③發送前一定要確認有無錯字或內容錯誤。
→此外，收件者的公司名稱和姓名是否正確，以上這些都是基本的項目，若有任何一項miss掉是非常失禮的，也有可能影響公司形象，務必再三確認！
最後提供給各位參考，實際使用上例句，
以下分別列舉日本商業書信的的NG例和正確寫法：
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❌NG例
件名：〇〇の見積もりに関して
本文：株式会社△△ ●●様
お世話になっております。株式会社△△の●●です。
下記の見積もりをお願いします。
品名〇〇、500個、納期来週火曜日までを希望します。
お忙しいところお手数おかけしますが、金曜日までにお見積書をお送りいただくようよろしくお願いします。
株式会社〇〇
名前
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✅正しい例
件名：〇〇のお見積もり依頼【期日:7/5】
本文：株式会社△△ ●●様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の●●です。
下記商品の購入に関して社内で検討しております。
つきましては、内容をご確認の上、お見積書のご送付をお願いいたします。
【品名】〇〇
【数量】500個
【納期】7/9 火曜までを希望します。
概要は以上となります。
お忙しいところお手数おかけしますが、今週金曜（7/5)までにお見積書を
ご送付くださいますようお願い申し上げます。
不明点ございましたら、お申し付けください。
よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇
名前
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透過將信件中的詳細內容以列點方式記載，可以讓收信者更容易理解信件內容！除此之外，在標題中加入截止日期，會提高客戶優先查看郵件的可能性。 因為截止日期很重要，所以在本文的最後再提醒一次也沒有問題！
【結論】
透過本次的日本商用書信的介紹，大家是否也對於撰寫書信更加有自信了呢？
其實要撰寫合格的信件並不是一件困難的事，在寄送郵件時，同時換位思考「對方看到什麼樣的內容最容易快速理解？」「如果今天是我收到這封信，相關資訊夠明確清楚嗎？」如此一來，在信件對應上一定能更加信手拈來！
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